一待客户验收就举杯同庆,项目活动随之谢幕收场,项目资料从此束之高阁,宾主双方此后天各一方——这种匆匆忙忙的项目收尾情形并不罕见。可是,当我们投入新项目中时,面对纷至沓来的项目问题时,我们不禁一遍一遍地感叹:其实这个问题我们以前也遇到过!
为什么同样的问题不断地重复出现呢?为什么项目风险分析形同虚设?究其根源,是因为我们缺少项目总结。只有总结,才能持续改进、不断提高。项目总结是公司内提高项目管理绩效的简单易行、立竿见影的有效方法。在项目收尾阶段,项目经理应该一如既往地带领项目团队完成项目工作,并尽量加快工作节奏,在最短的时间内完成项目收尾工作,以期尽早释放项目资源,投入到公司的新项目中去。
项目收尾阶段的主要活动包括:
1、整理项目文件资料并保持。
2、项目团队内部总结。从项目实施的各个方面进行回顾,总结经验教训。
3、客户满意度调查。审查项目实施过程和结果是否满足客户需求。
4、项目后评估。在财务部门和项目管理办公室的支持下,审查项目的关键指标是否达到公司的预定目标,如项目利润率、客户满意度等指标。
5、项目总结大会。和项目启动相互响应、和客户、项目团队等一起来回顾总结项目的实施过程和结果。
6、颁布项目结束通知书,项目团队解散。
项目收尾阶段的开始点是项目得到客户验收,结束点是项目收尾阶段所规定的活动完成、管理层发布项目结束通知书。
阶段控制关口检查的内容包括:
项目资料是否整理完成;
项目后评估是否完成;
关键项目关系人意见调查是否完成。
在控制关口所检查的内容没有通过之前,项目团队不应该解散。只有完成了以上工作内容,报告给当初发布项目章程和项目经任命书的相关公司高层,由该高层发布项目结束通知书之后,项目才能正式结束。